就活で知っておきたい電話の受け方

正しい就活電話スキルが大切な理由

就活での正しい電話対応は、人事に良い印象を与えるチャンスです。
逆に間違った対応をしてしまうと、悪い印象を与えてしまう可能性もあるので、正しい電話対応スキルを身に付けておくことをおすすめします。

正しい就活電話スキルを身に付けるうえでのポイントを5つご紹介します。
1つ目は「3コール以内に電話に出ること」です。
人事は忙しい中、時間を割いて電話をかけてくれています。

長時間待たせてしまっては、失礼にあたります。
就活中はいつ電話がかかってきても対応できるように心がけ、3コール以内に出るようにしましょう。
もし3コール以内に出られなかった場合は、お詫びの言葉を添えましょう。

2つ目は「静かな場所で話すこと」です。
騒がしい場所だと、何度も聞き返すことになり、人事に迷惑が掛かります。
騒がしい場所で電話を取ってしまったときは、必ず静かな場所へ移動して迷惑がかからないようにしましょう。

3つ目は「メモができるようにすること」です。
就活の電話は面接日時や場所など、重要な事柄を伝えてもらうことが多いです。
電話を切った後に忘れてしまうと、もう一度聞かなくてはいけなくなったり、面接が受けられなくなったりしまうリスクもあります。
電話中はきちんとメモを取って忘れないようにしましょう。

4つ目は「正しい言葉遣いで電話に出ること」です。
電話を受け取った際は「もしもし」は使用しないようにしましょう。
今のうちから「もしもし」を使わないようにしておくのもおすすめです。ビジネスの場にふさわしく、電話に出た際は「はい、〇〇大学の〇〇です」と丁寧に名乗るようにしましょう。

5つ目は「相手が電話を切るまで待つこと」です。
こちらからすぐに電話を切ってしまうと、印象が悪くなります。
電話の終わりは「本日はお忙しい中ありがとうございました。失礼します」と言って、相手が電話を切るのを待ちましょう。

前述のとおり、まずは名乗り、メモを取りながら要件を聞きます。
そして必ず内容を復唱するようにしましょう。
聞き間違えなどのミスが防げるうえ、人事に丁寧できちんとした人というイメージを持ってもらえます。

電話は双方向で行うものなので、一方的に話すのではなく、相手への思いやりが大切です。
例えば就活では、面接の日程調整を電話で行う場合があります。
もし相手の希望日時に添えない場合は、複数の候補日を挙げ、相手が日程を調整しやすいようにしましょう。

また、内定を辞退・保留する場合は、誠意を持ってお詫びをするようにしましょう。
「恐れ入りますが」などのクッション言葉を使うのも効果的です。